Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP) được biết đến là phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm việc lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.
Nguồn: Canva
Cùng AlphaGroup điểm qua 5 lợi ích của phần mềm quản trị nguồn nhân lực mang lại cho doanh nghiệp là gì nhé!
1. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP) cung cấp, quản lý thông tin và định hướng công việc
Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP thì hầu như tất cả các hoạt động của các bộ phận đều sẽ hoạt động dựa trên phần mềm, theo một quy trình phù hợp cho doanh nghiệp, vốn đã được mô hình hóa trực quan (3S thường sử dụng công cụ mô hình hóa doanh nghiệp XSOL InOrder). Nói một cách dễ hiểu, phần mềm ERP chính là trục chính cho phép cung cấp thông tin đồng thời định hướng, phối hợp công việc giữa bộ phận cũng như từng thành viên. Nhờ vào luồng thông tin luôn được xuyên suốt, việc xử lý dữ liệu được nhanh chóng hơn giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, giúp tăng mức độ chính xác cũng như giảm thiểu tối đa thời gian truyền tải thông tin.
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP sẽ hỗ trợ toàn diện quá trình tra cứu, tham khảo dữ liệu thông tin các hoạt động tại doanh nghiệp. Không những vậy, phần mềm ERP còn giúp phát triển hệ thống quản lý dữ liệu bao quát cho các thị trường, chi nhánh mới hay sản phẩm mới, định hướng được các đầu công việc cần thực hiện giúp nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như năng lực của nguồn nhân lực.
2. Giúp giảm thiểu chi phí
Nguồn: Canva
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực giúp giải quyết những yếu tố trung gian khiến cho luồng thông tin không được xuyên suốt trong quá trình phối hợp giữa nhiều bên trong một doanh nghiệp, nhờ đó nâng cao hiệu quả công việc và cắt giảm được những chi phí không cần thiết. Cụ thể chi phí này sẽ được cắt giảm trong các khâu như:
- Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên
- Cắt giảm chi phí đào tạo và huấn luyện nhân viên cũ
- Hạn chế các khoản chi phí bị thất thoát trong quá trình kinh doanh
- Cắt giảm chi phí thông qua việc lên kế hoạch và tính toán các khoản chi phí từ quá trình sản xuất
- Cung cấp dữ liệu chính xác, thời gian giải quyết thông tin, sự cố nhanh hơn.
- Vận hành tốt các vấn đề về tài chính đặc biệt là quản lý dòng tiền
- Tăng độ tin tưởng của khách hàng đồng thời giảm chi phí mở rộng thị trường, marketing
- Giá vốn hàng bán được tính toán chính xác nhờ đó mang đến lợi ích cao hơn
>> Xem thêm: Phần mềm ERP là gì? Các chức năng chính của phần mềm ERP
3. Giúp nâng cao chất lượng sản phẩm
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP có chức năng xây dựng, đánh giá, kiểm tra, giám sát cho đến quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp:
- Ghi nhận thông tin liên quan đến nhập hàng bao gồm: Thời gian, chất lượng, số lượng, hàng bị trả lại, nguyên nhân trả hàng,…ngay lập tức, từ đó người quản lý có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cung ứng hàng hóa.
- Phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP giúp tạo, lập và lưu trữ các tài liệu, có mặt hỗ trợ trong mọi công đoạn của quá trình sản xuất.
- Phần mềm có chức năng thu thập số liệu từ các loại máy móc, thiết bị sản xuất một cách nhanh chóng từ đó đưa ra đánh giá chất lượng chính xác nhất.
- ERP tham gia vào quá trình kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm soát chất lượng sau đó ghi nhận lại thông tin để hỗ trợ cho doanh nghiệp.
4. Nâng cao mức độ chuẩn xác trong quá trình vận chuyển
Vận chuyển được xem là khâu không thể thiếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực bán hàng. Đây là khâu rất quan trọng, vì vậy cần lên kế hoạch cụ thể và rõ ràng về đơn hàng sao cho sản phẩm đáp ứng chính xác kế hoạch giao hàng nhưng vẫn phù hợp với kế hoạch sản xuất.
Nguồn: Canva
Dựa vào tính năng nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất và cung ứng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm. Quá trình này sẽ dựa trên rất nhiều yếu tố như hiệu suất dây chuyền, yêu cầu của đối tác, quản lý nguồn cung ứng nguyên liệu, khả năng vận chuyển,…
Như vậy một phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP đem đến giải pháp toàn diện cho quá trình vận chuyển – nghiệp vụ Logistics tại doanh nghiệp bao gồm:
- Có báo cáo chi tiết thông tin về đơn hàng kèm dự báo nhu cầu sản xuất – kinh doanh
- Báo cáo tình hình của các đơn hàng hiện có
- Cung cấp số liệu hàng tồn kho
- Quản lý tình trạng giao hàng, đặt hàng với các đối tác
- Quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp
>> Xem thêm: 5 lý do cần triển khai giải pháp quản trị nguồn lực trong doanh nghiệp
5. Nâng cao năng suất công việc
Với bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, việc tối ưu chi phí, cắt giảm tối đa những chi phí không cần thiết, thúc đẩy, nâng cao năng suất sản xuất, từ đó gia tăng được biên lợi nhuận và triển khai phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP là một trong những giải pháp then chốt cho bài toán này bởi:
- Phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP cho phép xây dựng môi trường làm việc tốt hơn thông qua việc cộng tác, chia sẻ nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
- Truy xuất, tìm kiếm dữ liệu nhanh hơn từ đó giúp đẩy mạnh hiệu quả làm việc.
- Tất cả các dữ liệu, thông số của doanh nghiệp đều được tích hợp, tổng hợp trên phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP, nhờ đó các cấp quản lý có thể nhanh chóng nắm được tình hình hoạt động cũng như đưa ra được quyết định.
Để ứng dụng phần mềm quản trị nguồn nhân lực vào doanh nghiệp hiệu quả, bạn cần phải tìm hiểu cũng như tìm đến nhà cung cấp phần mềm uy tín, có kinh nghiệm và đã triển khai được cho nhiều doanh nghiệp. Chi phí và chất lượng phần mềm là hai yếu tố bạn cần đặc biệt quan tâm khi lựa chọn nhà cung cấp. Hãy liên hệ với AlphaGroup qua contact bên dưới để được tư vấn về phần mềm quản trị nguồn nhân lực phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
