Chuyển đổi số không phải là một hành trình dễ dàng mà đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đầu tư chiến lược và quyết tâm cao. Chính vì thế, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều mắc phải một vài yếu tố trong lộ trình chuyển đổi số làm cho tỷ lệ thành công không cao. Bài viết dưới đây AlphaGroup sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc về lộ trình chuyển đổi số thành công qua 3 giai đoạn then chốt cần lưu ý.
1. Số hóa thông tin
Số hóa thông tin là giai đoạn đầu tiên trong lộ trình chuyển đổi số. Đây là giai đoạn chuyển hóa từ sử dụng dữ liệu dạng vật lý (analog) sang dữ liệu dạng kỹ thuật (digital). Số hóa thông tin là một giai đoạn cơ bản ứng dụng các hoạt động như: Chuyển đổi từ lưu trữ dữ liệu dạng thủ công sang lưu trữ dạng điện tử bằng các công cụ Excel, PDF hoặc Scan tài liệu. Giai đoạn này giúp tập hợp và lưu trữ dữ liệu làm cho quy trình tìm kiếm được diễn ra dễ dàng hơn cũng như giảm thiểu tình trạng mất mát dữ liệu. Đây là nền tảng để tạo bước đệm cho các bước sau này trong lộ trình chuyển đổi số.
>> Xem thêm: 4 Khía cạnh quan trọng phải lưu ý khi tiến hành chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
2. Số hóa quy trình
Sau khi hoàn thành giai đoạn số hóa thông tin, nhiều doanh nghiệp có xu hướng nghĩ rằng cuộc cách mạng số của họ đã kết thúc. Tuy nhiên, đó mới chỉ là khởi đầu của hành trình. Giai đoạn tiếp theo của lộ trình chuyển đổi số là số hóa quy trình – việc ứng dụng công nghệ để cải tiến các quy trình hiện hữu, giúp vận hành doanh nghiệp trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.
Thay vì làm theo cách cũ, số hóa quy trình cho phép doanh nghiệp tự động hóa nhiều khâu thủ công, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành đáng kể. Các quy trình có thể được thiết kế lại hoàn toàn để tối ưu trải nghiệm khách hàng và nâng cao năng suất lao động. Đây chính là bước đệm quan trọng để chinh phục đỉnh cao chuyển đổi số thành công.
3. Chuyển đổi số (Số hóa toàn diện)
Giai đoạn cuối cùng cũng là giai đoạn quyết định sự thành công trong lộ trình chuyển đổi số là số hóa toàn diện. Số hóa toàn diện là quá trình chuyển đổi sâu rộng vào mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp, từ chiến lược đến con người. Khi ấy, công nghệ số không chỉ đơn thuần là công cụ mà trở thành một phần không thể tách rời với văn hóa doanh nghiệp. Số hóa toàn diện chính là bước đột phá cuối cùng để doanh nghiệp thực sự trở thành một tổ chức số vững mạnh, sẵn sàng chinh phục thị trường.
4. Những yếu tố cần cân nhắc khi thực hiện lộ trình chuyển đổi số
Trước khi bước vào lộ trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng một số yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công và tránh những rủi ro không mong muốn. Dưới đây là những yếu tố đáng xem xét trước khi chuyển đổi số:
- Chiến lược và mục tiêu: Trước khi bắt đầu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xác định rõ chiến lược và mục tiêu của mình. Điều này bao gồm việc xác định lý do chuyển đổi số, những lợi ích mà doanh nghiệp mong đợi đạt được và cách chuyển đổi sẽ thúc đẩy sự phát triển và hiệu suất. Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được và phù hợp với tầm nhìn và giá trị cốt lõi của tổ chức.
- Đánh giá sẵn sàng và khả năng: Cần đánh giá sự sẵn sàng và khả năng của tổ chức để tiếp nhận và thích ứng với các công nghệ và quy trình kỹ thuật số mới. Các yếu tố như văn hóa tổ chức, cơ sở hạ tầng hiện có, sự đồng thuận từ nhân viên và nguồn lực tài chính sẽ ảnh hưởng đến khả năng chuyển đổi thành công.
- Sự thay đổi tổ chức và quản lý: Chuyển đổi số yêu cầu sự thay đổi tổ chức và quản lý. Điều này có thể bao gồm tái cơ cấu tổ chức, sự thay đổi văn hóa làm việc và việc xây dựng một môi trường thích hợp để khuyến khích sự sáng tạo và hợp tác. Quản lý chuyển đổi đòi hỏi sự lãnh đạo mạnh mẽ và khả năng điều hành hiệu quả để đảm bảo các quy trình mới được triển khai một cách suôn sẻ.
- Bảo mật và quản lý rủi ro: Chuyển đổi số đi đôi với những rủi ro bảo mật và quản lý dữ liệu. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng có các biện pháp bảo mật thông tin hiệu quả để bảo vệ dữ liệu của khách hàng và thông tin quan trọng khác. Ngoài ra, cần có kế hoạch quản lý rủi ro để xử lý các vấn đề tiềm năng và đảm bảo sự liên tục của hoạt động kinh doanh.
- Đào tạo và thay đổi văn hóa: Đây là quá trình yêu cầu sự thay đổi văn hóa làm việc và năng lực của nhân viên. Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển kỹ năng kỹ thuật số cho nhân viên để họ có khả năng thích ứng với những thay đổi công nghệ. Ngoài ra, cần xây dựng một văn hóa đội ngũ nhân viên để khuyến khích sự sáng tạo, sẵn sàng thay đổi và tinh thần làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa.
- Đánh giá và tối ưu hóa: Cuối cùng, cần thiết lập các cơ chế đánh giá và tối ưu hóa liên tục để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi số đang diễn ra một cách hiệu quả và mang lại giá trị thực cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc đo lường các chỉ số hiệu suất, thu thập ý kiến phản hồi từ khách hàng và nhân viên, và điều chỉnh chiến lược chuyển đổi khi cần thiết.
Chuyển đổi số là một hành trình dài với nhiều thách thức, nhưng nếu doanh nghiệp xác định đúng lộ trình và kiên trì thực hiện từng bước một, việc đi đến thành công là hoàn toàn có thể. Hy vọng rằng với 3 giai đoạn then chốt đã được trình bày ở trên, các doanh nghiệp đã có thêm kim chỉ nam quan trọng cho hành trình số hóa của mình.
