Mọi doanh nghiệp nếu muốn tồn tại và phát triển lâu dài đều cần có những hoạt động quản trị. Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng, tạo ra một cấu trúc, tổ chức doanh nghiệp một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm mục tiêu của công ty, nâng cao hiệu quả lao động của từng nhân viên đồng thời giúp doanh nghiệp duy trì, hoạt động liên tục mà không bị gián đoạn và phát triển. Để việc quản trị doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu thì mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng một mô hình quản trị phù hợp nhất với doanh nghiệp.
Nhận thấy được tầm quan trọng của hoạt động quản trị doanh nghiệp, AlphaGroup gợi ý 3 mô hình quản trị doanh nghiệp nổi tiếng được các doanh nghiệp trên thế giới ứng dụng phổ biến và đạt được hiệu quả cao hãy cùng tìm hiểu ngay sau nhé!
3 mô hình quản trị doanh nghiệp nổi tiếng giúp điều hành và phát triển doanh nghiệp
Mô hình Holacracy
Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy được ra đời năm 2007 bởi Brian Robertson và Tom Thomison được hiểu là một hệ thống quản trị doanh nghiệp, theo đó các cá nhân thành viên của một nhóm hay một doanh nghiệp hình thành các nhóm riêng biệt, tự tổ chức, quản trị nhưng có tính phối hợp với nhau để hoàn thành các nhiệm vụ và mục tiêu chung của công ty. Đây là mô hình trái ngược với hệ thống phân cấp truyền thống, mô hình quản trị này phân phối quyền lực dựa trên vai trò được xác định rõ ràng, không cần quản lý vi mô.
Với Holacracy doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ trong doanh nghiệp, giúp nhà quản lý điều hành hiệu quả.
4 đặc điểm nổi bật của mô hình Holacracy
Mô hình quản trị doanh nghiệp Holacracy có 4 đặc điểm nổi bật và khác biệt sao với hệ thống phân cấp truyền thống:
Vai trò: Khi áp dụng mô hình Holacracy thì việc xây dựng quy tắc và nội quy không còn xoay quanh nhân sự mà được xác định xoay quanh công việc. Chúng sẽ được cập nhật thường xuyên khi có một chiến lược kinh doanh hay dự án được thay đổi. Mỗi thành viên trong nhóm có thể đảm nhận nhiều vai trò khi thay đổi công việc hay dự án.
Quyền hạn: Quyền hạn được phân bổ cho các thành viên đều như nhau trong các team hay phòng ban. Các tema hay phòng ban tự tổ chức, quản lý và phân công công việc thay vì có sự phân phối của các lãnh đạo.
Tổ chức nhanh: Cơ cấu tổ chức thường xuyên được thay đổi và phát triển nhanh chóng, linh hoạt. Khác với các mô hình quản trị doanh nghiệp khác là kiểm soát từ trên xuống, còn ở mô hình này sẽ tập chung vào việc quan sát và thử nghiệm.
Tính minh bạch: Minh bạch là nguyên tắc được xây dựng và thực hiện một cách rõ ràng mà tất cả mọi người phải tuân theo từ nhân viên đến quản lý hay CEO. Thông tin và phản hồi được cung cấp nhanh chóng, rõ ràng để tổ chức học hỏi và tiếp tục phát triển.
Ưu điểm của Holacracy
- Các tổ chức toàn quyền linh hoạt hơn, dễ thích nghi và hiệu quả hơn.
- Cơ cấu tổ chức của một bộ máy ít có sự phân cấp.
- Nhân viên có thể linh hoạt để đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau và di chuyển giữa các nhóm một cách tự do.
- Mức độ gắn kết cao giữa các nhân viên
Mô hình Mckinsey 7-S
Mô hình quản trị doanh nghiệp Mckinsey 7-S được phát triển vào những năm 1980 bởi các chuyên gia tư vấn làm việc cho McKinsey & Company. Mô hình quản trị doanh nghiệp này được xem như một công cụ phân tích thiết kế tổ chức của công ty được xác định từ 7 yếu tố nội bộ chính: Chiến lược, cấu trúc, hệ thống, giá trị chung, phong cách, nhân viên và kỹ năng.
>>Tìm hiểu thêm: Những thách thức cần vượt qua khi quản trị nguồn nhân lực trong thời đại kỷ nguyên số
7 yếu tố của mô hình
- Chiến lược (Strategy): Lập kế hoạch hành động từng bước, nhằm xây dựng và duy trì lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh.
- Cấu trúc (Structure): Liên quan đến cấu trúc hoặc hệ thống phân cấp của một tổ chức, ví dụ sơ đồ tổ chức và các dòng báo cáo.
- Hệ thống (Systems): Các hoạt động và thủ tục hàng ngày mà nhân viên sử dụng để hoàn thành công việc
- Giá trị được chia sẻ (Shared Values): Những giá trị cốt lõi của tổ chức và phản ánh đạo đức làm việc chung của tổ chức. Chúng được gọi là “các mục tiêu siêu hạng” khi mô hình lần đầu tiên được phát triển.
- Phong cách (Style): Phong cách lãnh đạo được lan tỏa trong tổ chức
- Nhân viên (Staff): Các nhân viên và năng lực chung của họ.
- Kỹ năng (Skills): Các kỹ năng và năng lực thực tế của nhân viên trong tổ chức.
Cách áp dụng mô hình quản trị McKinsey 7-S
Để cải thiện hiệu suất các hoạt động kinh doanh thì các nhà quản trị doanh nghiệp thường sử dụng mô hình McKinsey 7-S. Doanh nghiệp có thể xem xét các yếu tố nào cần thay đổi trong 7-S để duy trì sự liên kết và tăng hiệu suất kinh doanh. Có thể thay đổi như tái cấu trúc, quy trình mới, sáp lập tổ chức, hệ thống mới và thay đổi lãnh đạo.
Các bước để áp dụng mô hình quản trị kinh doanh McKinsey 7-S
Bước 1: Mối liên kết giữa các giá trị
Xác định xem các giá trị có liên kết hiệu quả với nhau không? Các chủ doanh nghiệp cần xem xét sửa đổi hay cải tiến những khoảng trống và những điểm yếu giữa các mâu thuẫn trong các mối quan hệ.
Bước 2: Xác định các yếu tố tổ chức tối ưu
Mỗi người đang hỗ trợ những người khác như thế nào? Xác định những yếu tố cần thực hiện thay đổi.
Bước 3: Xem xét các yếu tố về kỹ năng mềm
Cần nhìn nhận các giá trị được chia sẻ, những kỹ năng cùng như phong cách lãnh đạo hay phong cách làm việc của nhân viên để xem họ có hỗ trợ lẫn nhau tốt không, nếu không thì cần thay đổi những gì?
Bước 4: Điều chỉnh các phần tử
Sử dụng một quy trình lặp đi lặp lại gây tốn nhiều thời gian để điều chỉnh các phần tử trong doanh nghiệp. Để thực hiện tốt việc này, cần phân tích lại mức độ ảnh hưởng của những phần tử với nhau và sự liên kết của chúng.
Xây dựng khuôn khổ khung McKinsey 7-S
Để xây dựng khuôn khổ khung McKinsey 7-S trong mô hình quản trị doanh nghiệp này bạn cần trả lời các câu hỏi:
Chiến lược:
– Chiến lược của công ty bạn là gì?
– Làm sao để đạt được mục tiêu?
– Làm sao đối phó với các áp lực cạnh tranh
– Làm sao để giải quyết sự thay đổi về nhu cầu của khách hàng
– Làm sao để điều chỉnh chiến lược phù hợp với yếu tố môi trường
Cấu trúc:
– Công ty/team nhóm được phân chia như thế nào?
– Hệ thống cấp bậc của công ty là gì?
– Làm sao để các phòng ban khác nhau cùng liên kết và hoạt động cùng nhau?
– Làm sao để từng thành viên trong nhóm tổ chức và điều chỉnh bản thân?
– Quy trình ra quyết định và kiểm soát tập trung hay phân tán?
– Đây là ngôn ngữ giao tiếp? Rõ ràng hay ẩn dụ?
Hệ thống:
– Hệ thống chính nào đang vận hành tổ chức? Cân nhắc hệ thống tài chính và HR cũng như giao tiếp và lưu trữ tài liệu
– Hệ thống quản lý công ty ở đâu? Làm sao để đo đạc và đánh giá chúng?
– Quy tắc và quy trình nội bộ nào được mọi người sử dụng để theo dõi?
Giá trị được chia sẽ (giá trị cốt lõi):
– Giá trị cốt lõi của công ty là gì?
– Văn hóa của tổ chức/đội nhóm là gì?
– Các giá trị đó mạnh mẽ ra sao?
– Giá trị cơ bản nào xây dựng nên công ty/đội nhóm?
Phong cách
– Phong cách lãnh đạo của đội ngũ quản lý như thế nào?
– Phong cách đó có hiệu quả ra sao?
– Nhân viên/thành viên trong nhóm cạnh tranh hay hợp tác với nhau?
– Các nhóm trong công ty hoạt động hiệu quả hay chỉ là hình thức?
Nhân sự:
– Trong nhóm đang có những chuyên gia và vị trí nào?
– Vị trí nào cần được bổ sung?
– Có sự lệch pha nào trong năng lực không?
Kỹ năng:
– Đội nhóm/công ty mạnh về kỹ năng gì?
– Có kỹ năng nào lệch pha không?
– Công ty/đội nhóm được biết tới vì cái gì?
– Nhân viên/thành viên của nhóm có khả năng hoàn thành công việc khác?
– Kỹ năng được đo đạc và đánh giá như thế nào?
Mô hình Kotter’s 8-Step Change
Mô hình quản trị doanh nghiệp Kotter’s 8-Step Change được kế giúp các nhà quản trị sắp xếp và thực hiện việc thay đổi tổ chức một cách hiệu quả. Mô hình do John P. Kotter, Giáo sư Trường Kinh doanh Harvard phát triển, nhận được nhiều đánh giá tích cực và nhiều nhà kinh doanh cho rằng đây là mô hình dễ hiểu,dễ thực hiện, tập trung vào việc tạo ra sự khẩn cấp để tạo ra sự thay đổi.
Sau đây là 8 bước thực hiện mô hình quản trị doanh nghiệp Kotter’s:
Bước 1: Tạo sự khẩn cấp
Để thực hiện thay đổi, các nhà quản lý phải phát triển cảm giác cấp bách về sự cần thiết phải thay đổi để khơi dậy động lực. Bạn không chỉ phải cho mọi người thấy những số liệu bán hàng tồi tệ hoặc nói về sự cạnh tranh ngày càng tăng, bạn phải thuyết phục họ về những gì đang xảy ra trên thị trường và sự cạnh tranh.
Người quản trị nên thực hiện
- Xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và phát triển các tình huống cho thấy điều gì có thể xảy ra tiếp theo. Bạn có thể sử dụng mô hình phân tích SWOT.
- Tìm kiếm các cơ hội tiềm năng hoặc có thể khai thác.
- Bắt đầu thảo luận và tìm ra những lý do thuyết phục để khiến mọi người nói và suy nghĩ.
- Nhờ sự hỗ trợ từ khách hàng, các bên liên quan bên ngoài và những người trong ngành để củng cố vụ việc.
Bước 2: Thành lập một đội nhóm mạnh mẽ
Những nhà lãnh đạo thay đổi tích cực trong toàn tổ chức không nhất thiết chỉ tuân thủ theo sự phân công phân quyền theo truyền thống mà bạn nên chọn một nhóm nhỏ các thành viên có tác động lớn từ nhiều lĩnh vực khác nhau, như cấp bậc, vị trí, kỹ năng và mức độ ảnh hưởng.
Một nhóm hiệu quả có thể bao gồm:
Nhà tài trợ: Có thể là một giám đốc điều hành cấp cao, người sẽ nhận nhiệm vụ cho dự án thay đổi. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo trợ giúp ban lãnh đạo sử dụng những nguồn lực liên quan.
Đội ngũ điều hành cấp cao: Những thành viên đã được nhà tài trợ chọn lựa, thường là các cá nhân (giám đốc) có đầy đủ quyền hạn nhằm đề ra chiến lược và huy động mọi lực lượng cần thiết để đóng góp vào sáng kiến. Nhóm sẽ chịu trách nhiệm xây dựng tầm nhìn chung và chính sách, hỗ trợ cung cấp thông tin nhằm giải quyết mọi vấn đề, giúp đỡ thành viên xuyên suốt tiến trình để xử lý khủng hoảng và liên lạc với những người khác.
Nhóm hướng dẫn: Bao gồm các thành viên đáng tin tưởng và được kính trọng. Vai trò của nhóm là xây dựng tầm nhìn chung và hỗ trợ giám sát suốt cả quy trình.
Nhóm thay đổi: Những nhóm quản lý và lãnh đạo có vai trò bảo đảm cho các nhiệm vụ sẽ kết thúc xuất sắc đúng thời hạn. Họ cũng sẽ đóng một vai trò vào quá trình xây dựng và thực hiện “kế hoạch chuyển đổi”.
Người quản trị nên thực hiện
- Xác định những lãnh đạo chủ chốt của nhóm và cùng với nhiều người tham gia khác.
- Thiết lập mối liên hệ với các nhà lãnh đạo đó
- Thiết lập các nhóm.
- Kiểm tra đội ngũ của bạn nhằm khắc phục một số điểm yếu để duy trì việc phối hợp hiệu quả với những nhà lãnh đạo từ nhiều bộ phận hoặc các nhóm khác nhau trong tổ chức.
Bước 3: Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi
Nếu bạn đề xuất một sự thay đổi, bạn có thể có nhiều ý tưởng và giải pháp. Gắn những điều này lại với nhau thành một tầm nhìn chung mà mọi người trong nhóm có thể dễ dàng hiểu và ghi nhớ.
Người quản trị nên thực hiện
- Xác định các giá trị chính cho sự thay đổi bằng cách kết hợp dữ liệu như dự báo, nghiên cứu thị trường, xu hướng kinh doanh,…
- Viết một bản tóm tắt ngắn gọn (một hoặc hai câu) về cách bạn nhìn thấy tương lai của tổ chức (hoặc có thể là “tầm nhìn của tương lai”).
- Tạo một chiến lược để đạt được tầm nhìn này.
Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn
Đừng chỉ trình bày rõ tầm nhìn trong các cuộc họp đặc biệt, hãy nói về nó ở mọi cơ hội, để mọi người ghi nhớ nó và hành động theo nó.
Người quản thị nên thực hiện
- Thường xuyên truyền đạt tầm nhìn đang thay đổi và sử dụng tất cả các kênh truyền thông nội bộ để quảng bá, bao gồm nhiều nền tảng, từ email, mạng nội bộ, bản tin … công ty.
- Khuyến khích phản hồi của nhân viên.
- Hãy nhìn nhận mối quan tâm của mọi người một cách cởi mở, công khai và trung thực.
Bước 5: Loại bỏ chướng ngại vật
Tìm hiểu xem có ai đang chống lại sự thay đổi không và liệu có bất kỳ quy trình hoặc cấu trúc nào đang ngăn cản nó không.
Người quản trị nên thực hiện
- Xác định hoặc thuê và thay thế các nhà lãnh đạo có vai trò chính là thay đổi.
- Xem xét cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, phúc lợi và hệ thống lương thưởng để đảm bảo chúng phù hợp với tầm nhìn của công ty. Để công nhận và khen thưởng người vì những nỗ lực “khác biệt” của họ.
- Trao quyền cho nhân viên phấn đấu bằng cách cung cấp đào tạo, huấn luyện và cố vấn cần thiết.
- Xác định những người chống lại sự thay đổi và giúp họ thấy những gì cần thiết.
- Hành động nhanh chóng để loại bỏ chướng ngại vật (con người hoặc cách thức).
Bước 6: Tạo thành công trong ngắn hạn
Cố gắng nếm mùi chiến thắng trong thời gian ngắn nhất trong quá trình thay đổi (tùy theo loại thay đổi có thể là một tháng hoặc một năm). Đây sẽ là một động lực rất lớn, để làm được điều này ngoài việc có mục tiêu dài hạn, bạn cần tạo ra những mục tiêu ngắn hạn có thể đạt được và ít có khả năng thất bại.
Người quản trị nên thực hiện
- Xác định các mục tiêu ngắn hạn tiềm năng, ví dụ: giảm chi phí, cải tiến quy trình, tăng lợi nhuận … Điều quan trọng là phải cân nhắc cẩn thận ưu và nhược điểm của từng mục tiêu bạn chọn, vì nó có thể khiến cả đội thất vọng nếu bạn không thực hiện sớm.
- Chia dự án thành những phần nhỏ hơn với những mục tiêu ngắn hạn – tốt nhất là những mục tiêu mà bạn tin rằng bạn có thể tự mình đạt được.
- Đừng bắt đầu với những mục tiêu cao.
- Phân tích chi tiết những thuận lợi và khó khăn có thể có của các mục tiêu. Nếu bạn không đạt được mục tiêu sớm, nó có thể gây nguy hiểm cho toàn bộ sáng kiến thay đổi.
- Công nhận và khen thưởng những người giúp bạn đạt được mục tiêu.
Bước 7: Xây dựng dựa trên sự thay đổi
Kotter tuyên bố rằng nhiều “dự án thay đổi” thất bại vì chiến thắng được tuyên bố quá sớm. Đừng quên mục tiêu dài hạn, hãy xem chiến thắng là bước đầu tiên trong những việc cần làm để đạt được sự thay đổi lâu dài.
Người quản trị nên thực hiện
- Sau mỗi chiến thắng, hãy phân tích xem điều gì đã diễn ra tốt đẹp và điều gì cần phải cải thiện.
- Dựa trên những gì đã đạt được, hãy đặt ra các mục tiêu để phát triển và cải tiến hơn nữa.
- Xác định và loại bỏ các quy trình và phụ thuộc không cần thiết.
- Tiếp tục truyền đạt tầm nhìn.
Bước 8: Cố định những thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp
Cuối cùng, để thay đổi diễn ra nó phải trở thành một phần trung tâm của tổ chức. Văn hóa tổ chức thường xác định những gì được thực hiện, vì vậy các giá trị đằng sau tầm nhìn phải được phản ánh trong công việc hàng ngày. Nỗ lực liên tục để đảm bảo rằng sự thay đổi có thể nhìn thấy được trong tất cả các khía cạnh của tổ chức.
Người quản trị nên thực hiện
- Nhắc nhở về tiến độ ở mọi cơ hội.
- Kể những câu chuyện thành công về quá trình thay đổi.
- Cân nhắc thay đổi lý tưởng và giá trị khi tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
- Công nhận công khai các thành viên chủ chốt của “dự án thay đổi” và đảm bảo rằng những đóng góp của họ được các nhân viên còn lại ghi nhớ.
Tổng kết
Qua 3 mô hình quản trị doanh nghiệp trên mà AlphaGroup vừa chia sẻ, hy vọng rằng có thể giúp doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc về mô hình quản trị doanh nghiệp áp dụng của mình ở hiện tại. Xác định những điểm mạnh và những điểm cần cải thiện để có thể đưa ra những chiến lược cải thiện nhanh chóng. Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều cần đến sự quản trị doanh nghiệp. Một khi quản trị doanh nghiệp thành công sẽ giúp doanh nghiệp của bạn nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển lâu dài trên thị trường.
