Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, việc doanh nghiệp ứng dụng hệ thống kho hàng thông minh để tối ưu không gian chứa hàng hóa và đồng thời giúp việc quản lý hàng hóa được hiệu quả là điều hết sức cần thiết. Nhưng làm thế nào để quản lý kho hàng thông minh hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát vẫn là bài toán khó giải đối với doanh nghiệp. Trong bài viết này, AlphaGroup sẽ giúp doanh nghiệp giải bài toán này bằng một cách thức quản lý kho hàng thông minh khoa học nhất, chặt chẽ nhất, chính xác nhất và giảm tối đa tình trạng hàng hóa bị thất thoát.
Quản lý kho hàng là gì?
Kho hàng là nơi tập trung, lưu trữ, bảo quản hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa/nguyên liệu để phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý kho hàng là việc kiểm soát các hoạt động diễn ra hàng ngày của kho hàng như nhập hàng, xuất hàng, hàng tồn kho, chuyển kho,…Một quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Tất cả các khâu sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng tồn kho đều là hoạt động của quản lý kho hàng, nhằm đảm bảo tính liên tục trong quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, nguyên liệu kịp thời góp phần giảm đi chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Tại sao cần quản lý kho hàng thông minh?
Quản lý kho hàng thông minh là hoạt động không thể nào thiếu đối với những doanh nghiệp chuyên sản xuất, mua bán hàng hóa. Việc thiết lập nên một quy trình quản lý kho hàng thông minh chuẩn chỉnh, sẽ giúp tối ưu được thời gian cũng như chi phí cho việc quản lý hàng hóa và xử lý đơn hàng.
Ngược lại, nếu khâu quản lý kho hàng thông minh không được quản lý khoa học sẽ dẫn đến tình trạng hàng hóa bị bỏ sót, dễ lâm vào tình trạng tồn kho hoặc không có hàng hóa cung cấp.
Khi doanh nghiệp đã thiết lập được cho mình một quy trình quản lý kho hàng thông minh, khoa học đầy đủ quy trình từ bước nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê đến tồn kho,…sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích như:
- Tránh việc hàng hóa bị thất thoát
- Tiết kiệm đáng kể các chi phí như: nhân công, chi phí hoạt động,…
- Tăng doanh thu cho cửa hàng, chuỗi cửa hàng kinh doanh
- Kiểm soát chặt chẽ chất lượng nguyên vật liệu, vật tư và hàng hóa tồn kho
Làm thế nào để quản lý kho hàng thông minh khoa học, hiệu quả?
Thiết lập vị trí kho ở khu vực dễ quan sát
Vị trí đặt kho là yếu tố tiên quyết quan trọng nhất giúp dễ dàng quản lý và kiểm soát nhân viên. Trong quá trình hoạt động, sẽ thường xuyên xảy ra những rủi ro và sai sót thế nên nếu bạn thiết lập vị trí kho cách xa nhà máy sản xuất sẽ dẫn đến việc tốn thời gian di chuyển và xử lý, hãy đặt kho ở một vị trí dễ quan sát nhất, thuận tiện cho việc nhập-xuất, giao nhận hàng hóa. Việc đặt kho ở vị trí thuận lợi mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giảm thiểu tối đa các rủi ro xảy ra và đồng thời tránh lãng phí về mặt thời gian và các chi phí khác.
Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học
Việc tạo nên một nguyên tắc chung về cách sắp xếp hàng hóa khoa học sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho các khâu như: tìm kiếm hàng hóa, vận chuyển hàng hóa, nhập xuất kho và những thao tác khác cũng sẽ trở nên nhanh hơn, giúp nhân viên nâng cao hiệu suất làm việc hiệu quả.
Khi hàng hóa, nguyên vật liệu được sắp xếp bố trí một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ, diện tích kho bãi được sử dụng tối đa, giúp gia tăng năng suất lao động, việc tra xuất, quản lý, kiểm soát hàng hóa cũng được thuận tiện, dễ dàng hơn.
Để thuận tiện hơn, khi sắp xếp hàng hóa bạn nên bố trí những mặt hàng, nguyên vật liệu được sử dụng nhiều nhất và số lượng lớn ở vị trí như cửa ra vào để có thể dễ dàng nhập-xuất, giao nhận hàng hóa. Trên mỗi pallet chứa hàng hãy ghi chú các thông tin quan trọng như: tên hàng hóa, mã sản phẩm, ngày nhập,…để dễ dàng tìm kiếm cũng như kiểm soát được tình hình hàng hóa trong kho.
> Xem thêm: Phần mềm quản lý kho thông minh – Hỗ trợ quản lý kho thông minh hiệu quả
Tạo mã vạch cho sản phẩm
Mã vạch sản phẩm là thứ không thể nào thiếu trong việc quản lý kho hàng thông minh. Sử dụng mã vạch để quét sản phẩm thì việc quản lý số lượng hàng hóa bị tồn kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Bạn nên áp dụng đặt tên sản phẩm bằng các ký tự hoặc ký hiệu để dễ dàng tìm kiếm và phân biệt loại hàng hóa.
Để nhớ hết tất cả các mã vạch sản phẩm trong kho là điều hoàn toàn không thể, bạn cũng không nên sử dụng excel để quản lý số lượng hàng hóa vì dễ xảy ra sai sót trong quá trình quản lý. Thay vào đó, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý kho hàng thông minh để kiểm kê hàng hóa bằng máy quét mã vạch. Chỉ cần đưa máy lên quét mã vạch sản phẩm thì đã có thể cập nhật số liệu bổ sung số lượng hàng hóa trong kho một cách nhanh chóng và tránh được rủi ro sai sót số liệu hàng hóa dẫn đến hàng hóa bị thất thoát.
Quản lý kho bằng thẻ kho
Thẻ kho chính là một loại sổ tờ rơi, dùng để theo dõi số lượng hàng hóa được nhập vào, xuất ra khỏi kho hay số lượng hàng tồn trong kho. Tương ứng với mỗi loại sản phẩm sẽ có một thẻ kho được nhân viên bán hàng hoặc nhân viên quản lý kho cập nhật thường xuyên.
Để quản lý kho hàng thông minh chính xác và hiệu quả, mỗi doanh nghiệp chắc chắn đều xây dựng cho riêng mình quy trình quản lý bằng hệ thống sổ sách, ghi chép đầy đủ việc xuất-nhập, sắp xếp, thống kê và tạo nên một quy trình quản lý ổn định, nhờ có quy trình quản lý bài bản và ổn định nên khi có bất kỳ sai sót nào xảy ra thì nhân viên quản lý cũng dễ dàng tìm ra và xử lý ngay lập tức.
Sắp xếp loại hàng hóa theo thứ tự chữ cái (A,B,C)
Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng thông minh, việc sắp xếp phân loại hàng hóa sẽ được phân theo nhóm, hệ thống sẽ tự động dò tìm các sản phẩm cùng nhóm với nhau và sắp xếp chúng lại một chỗ. Vì vậy, nhân viên kho chỉ cần check hệ thống là sẽ biết được cần điều chỉnh như thế nào – cách làm này đảm bảo tính chuyên nghiệp, chính xác cao, tiết kiệm thời gian lao động và đạt được hiệu suất khá tốt.
Hãy phân loại sản phẩm theo từng nhóm theo thứ tự chữ cái như:
- A: Sản phẩm có giá trị cao nhưng tần suất bán ra chậm
- B: Sản phẩm có giá trị vừa phải có tần suất bán ra trung bình
- C: Sản phẩm có giá trị thấp có tần suất bán ra cao
Cách sắp xếp hàng hóa theo nhóm như thế này sẽ giúp nhân viên lấy hàng dễ dàng tìm thấy hàng hóa và dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho.
Với doanh nghiệp trong ngành sản xuất, kinh doanh hàng hóa hữu hình, hoạt động quản lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Qua bài viết trên, AlphaGroup hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp biết cách làm thế nào để quản lý kho hàng thông minh của mình được hiệu quả hơn. Sau khi đã nắm được phương pháp quản lý kho thì trong bài viết tiếp theo, AlphaGroup sẽ chia sẻ về quy trình quản lý kho hàng thông minh được hiệu quả, tạo nên quy trình quản lý khép kín, dễ dàng kiểm soát và giúp nhà kho được hoạt động tối ưu nhất.
