Với sự phát triển của số hóa, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng, quản lý điểm bán (POS), nhằm giải quyết những bài toán khó trong khâu quản lý ngành F&B có quy mô nhỏ từ 1-2 điểm bán.
Nhưng đối với những doanh nghiệp F&B hoạt động chuỗi lớn có nhiều điểm bán và có nhiều hoạt động cần quản lý hơn thì những phần mềm nhỏ lẻ đó khó có thể đáp ứng được nhu cầu quản trị. Khi ấy, doanh nghiệp đòi hỏi một giải pháp có thể quản trị được toàn bộ hoạt động kinh doanh, có tính liên kết tất cả các hoạt động, các phòng ban: Từ quản lý kho, kế toán/thu-chi, quản lý phòng nhân sự/kinh doanh, quản lý hoạt động thu mua, quản lý điểm bán,… Mọi dữ liệu/hoạt động được cập nhật dựa trên thời gian thực (realtime) và minh bạch hoá.
Hầu hết trong các khâu quản lý các doanh nghiệp đều mắc các vấn đề chung như:
- Dùng quá nhiều công cụ và hệ thống để quản lý công việc
- Mất thời gian theo dõi và kiểm soát
- Dữ liệu và nguồn lực bị phân mảnh
- Hoạt động quản trị khó khăn, khả năng mở rộng kém linh hoạt
- Quy trình còn nhiều vướng mắc, các bộ phận thiếu sự kết nối trong công việc
- CEO luôn phải theo dõi sát sao và rất khó thoát việc để tập trung phát triển kinh doanh
- Nhân viên làm việc đối phó, chống chế, không có công cụ đo lường để nắm bắt
- Thống kê số liệu kinh doanh thiếu tính tức thời, dẫn đến kế hoạch và chiến lược kinh doanh bị ảnh hưởng
Quản trị ngành F&B cần tìm giải pháp có thể quản trị được toàn bộ hoạt động kinh doanh
Vậy để giải quyết các vấn đề chung đó thì đâu là giải pháp cho doanh nghiệp? Bài viết này AlphaGroup sẽ chia sẻ hiệu quả của phần mềm ERP khi ứng dụng trong ngành F&B giúp giải quyết 7 vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp.
7 vấn đề & hiệu quả của phần mềm ERP khi ứng dụng trong ngành F&B
1. Quản lý bán hàng POS, quản lý nhiều cửa hàng (trực thuộc, nhượng quyền)
Khi việc quản lý bán hàng POS, quản lý nhiều cửa hàng theo cách truyền thống hay sử dụng các phần mềm nhỏ lẻ sẽ gặp các hiện trạng:
- Phần cứng ngoại tuyến cài đặt trên PC
- Khó khăn khi mở thêm chuỗi cửa hàng vì tính đồng bộ không đáp ứng
- Các cửa hàng nhượng quyền không thể quản lý được
- Giao diện POS phức tạp, quá nhiều tính năng
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Phần mềm đám mây, cả hệ thống trực tuyến và chuyên dụng hỗ trợ ngoại tuyến
- Hệ thống chuyên dụng cho chuỗi, dữ liệu đồng bộ tức thời
- Kiểm soát chặt chẽ thương hiệu cửa hàng nhượng quyền
- Giao diện đơn giản, thân thiện, dễ sử dụng cho nhân viên kinh doanh, bartender, bếp,…
2. Quản lý pha chế & bếp sau khi khách đặt món (order)
Ngoài việc quản lý bán hàng POS thì việc quản lý pha chế & bếp sau khi khách đặt món cũng là một khó khăn cho các nhà quản lý hay chủ doanh nghiệp:
- Việc quản lý phân chia món cho pha chế hay bếp sẽ gặp nhiều khó khăn
- Không kiểm soát được thời gian tức thời các nhân viên pha chế đang hoạt động hay rời khỏi quầy
- Không kiểm soát và thống kê được thời gian pha chế hay nấu nướng của từng món
- Không cảnh báo được số lượng món ăn đang dư hay thiếu cho hóa đơn
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Phân chia món tự động theo hàng đợi, đo lường KPI pha chế của nhân viên
- Bộ cảm biến GPS tích hợp trong thẻ nhân viên cho phép kiểm soát được tình trạng nhân viên ra vào quầy/bếp
- Thống kê thời gian trung bình từng giai đoạn của một món
7 vấn đề & hiệu quả của phần mềm ERP khi ứng dụng trong ngành F&B
3. Quản lý chương trình khuyến mãi, tích điểm thành viên
Hiện nay quản lý chương trình khuyến mãi, tích điểm thành viên còn tồn tại nhiều hiện trạng gây khó khăn trong các chiến lược xúc tiến, tốn nhiều thời gian và chi phí:
- Khó khăn cho việc đồng bộ toàn hệ thống chuỗi cho các chương trình khuyến mãi, tích điểm
- Việc thay đổi các chương trình khuyến mãi, tích điểm đồng loạt cho chuỗi cửa hàng còn gặp nhiều khó khăn
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Theo dõi chặt chẽ các chương trình khuyến mãi, tích điểm áp dụng cho toàn bộ chuỗi
- Theo dõi các chương trình khuyến mãi, tích điểm cho từng cửa hàng
- Đổi khuyến mãi, thu điểm
4. Quản lý mua nguyên liệu & tồn kho
Khó khăn mà hầu hết các nhà quản lý các chủ doanh nghiệp đều phải đối mặt đó là quản lý mua nguyên liệu & tồn kho. Các hiện trạng thường gặp ở các doanh nghiệp:
- Vấn đề kiểm soát nguồn nguyên vật liệu, giá vốn, hao hụt, tồn kho thực tế gặp nhiều khó khăn
- Khó tìm lịch sử mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp tốt
- Vấn đề tồn kho tối đa và tối thiểu
- Không kiểm soát được nguyên vật liệu hết hạn sử dụng
- Vấn đề kiểm soát sự luân chuyển vật liệu giữa các cửa hàng khó khăn
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình mua nguyên vật liệu
- Kiểm soát chi tiết hàng tồn kho đến từng điểm bán, giảm thất thoát
- Định mức tối đa và tối thiểu nguyên vật liệu tồn kho
- Kiểm soát chi tiết ngày hết hạn nguyên vật liệu
- Kiểm soát, đối chiếu chính xác hàng tồn kho, đơn đặt hàng giao hàng
Quản lý nguyên liệu và tồn kho là khâu rất quan trọng trong ngành F&B
5. Khấu hao nguyên vật liệu sau khi pha chế
Hiện trạng của việc quản lý khấu hao nguyên vật liệu sau khi pha chế theo phương thức truyền thống:
- Không kiểm soát thực đơn với công thức chi tiết
- Lập dự toán và tính khấu hao nguyên vật liệu theo kinh nghiệm
- Theo dõi tổn thất và nguyên nhân hao hụt nguyên vật liệu
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Giao diện chi tiết cho phép bạn làm theo hướng dẫn trên menu
- Định mức theo tiêu chuẩn số lượng và giá thành sản xuất
- Tự động tính toán số lượng và khấu hao nguyên vật liệu
- Theo dõi và kiểm soát nguyên vật liệu, kiểm kho định kỳ, kiểm kê đột xuất
6. Báo cáo lãi lỗ tức thời
Việc thực hiện tính toán báo cáo lãi lỗ trên sổ sách, Excel… hay các phần mềm nhỏ lẻ sẽ đối mặt với các hiện trạng:
- Mất nhiều thời gian để chờ đợi báo cáo từ kế toán, thủ quỹ
- Doanh nghiệp không thể chủ động theo dõi thu chi
- Mọi quyết định kinh doanh đều có thể bị trì hoãn do không cung cấp báo cáo kịp thời
- Tăng quy mô dễ dẫn đến mất kiểm soát thu chi
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Báo cáo kế toán và lưu chuyển tiền tệ theo thời gian thực
- Tiết kiệm được thời gian và mỗi quyết định kinh doanh có thể xử lý nhanh chóng nhờ báo cáo tức thời
- Doanh nghiệp hoàn toàn có thể theo dõi và chủ động kiểm soát các hoạt động thu chi.
- Mở rộng quy mô chuỗi cửa hàng dễ dàng nhờ kiểm soát doanh thu và chi phí chặt chẽ
Phần mềm ERP giúp báo cáo lãi lỗ theo thời gian thực
7. Tích hợp Wifi, Tổng đài, SMS, Email
Việc tích hợp Wifi, tổng đài, SMS và Email ở các chuỗi bán nói riêng và các doanh nghiệp nói chung còn tồn tại những hiện trạng:
- Khó tích hợp với các hệ thống bên ngoài
- Khó đo hiệu suất với hiệu quả sử dụng hệ thống
Hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý chuỗi bán lẻ:
- Tích hợp dễ dàng với các hệ thống bên ngoài như Wifi CRM, Tổng đài, SMS, Email
- Đo lường sự hiệu quả khi sử dụng các tính năng tích hợp
Tổng kết
AlphaGroup hy vọng qua các thông tin hữu ích trên các doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại những hiện trạng đang tồn tại trong doanh nghiệp của mình, cũng như nhận thấy được tầm quan trọng và hiệu quả của phần mềm ERP mang lại khi ứng dụng vào quản lý các hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường như hiện nay đều cần đến sự quản trị, một khi quản trị thành công sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nâng cao doanh thu và hình ảnh thương hiệu.
