Nghành Cơ khí – Chế tạo là nghành mũi nhọn của nền kinh tế Việt Nam. Để một doanh nghiệp cơ khí có thể phát triển bền vững trên thị trường, chú trọng vào công tác quán lý để khai thác tối đa các nguồn lực sẵn có là một yếu tố vô cùng cần thiết. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, quy mô ngày càng được mở rộng, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật, đặc biệt là công nghệ thông tin vào quản lý và vận hành ngày càng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Áp dụng công nghệ thông tin sẽ phần nào giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quá trình sản xuất, tính toán định mức nguyên vật liệu, quản lý hàng tồn kho, tính toán giá thành,… AlphaERP sẽ là hệ thống hoạch định đặc thù cho nghành cơ khí chế tạo.
I. Ngành cơ khí chế tạo chủ yếu có 2 nhóm doanh nghiệp chính:
– Nhóm doanh nghiệp gia công cơ khí: Chủ yếu gia công theo đơn đặt hàng và bản vẽ có sẵn từ khác hàng.
Phương pháp gia công không phôi: phương pháp tác động lên vật liệu biến chúng tùe mảng nguyên vật liệu thô sơ chuyển đổi thành khởi phẩm và bán thành sản phẩm. Các phương pháp gia công không phôi có thể kể đến như đúc, ép, rèn, dập nóng, dập nguội, kéo, cán…
Phương pháp gia công cắt gọt: Đây là giai đoạn mà các khởi phẩm ở phương pháp 1 được cắt gọt lại, điều chỉnh cho đến khi đạt được hình dạng, kích thước và đặc điểm nguyên vật liệu yêu cầu. Đây là quá trình công nghệ quan trọng nhất của ngành cơ khí chế tạo máy, quá trình này thường chiếm từ 50 đến 60% khối lượng lao động trong một nhà máy, công xưởng sản xuất… và là công đoạn chính ảnh hưởng 50% đến giá thành thành phẩm.
– Nhóm doanh nghiệp sản xuất chế tạo máy: Sản phẩm hoàn thiện được doanh nghiệp tự thiết kế và chế tạo. Quá trình sản xuất cơ khí này bao gồm nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được yêu cầu trình độ chuyên môn khác nhau.
II. Giải pháp phần mềm ERP đặc thù cho ngành Cơ khí – Chế tạo
1/ Quy trình quản lý sản xuất đặc thù ngành Cơ khí – Chế tạo
Nguồn: Canva
– Hoạch định và kiểm soát sản xuất:
- Tính toán thiết kế, bước đầu xây dựng các phác thảo cơ bản về sản phẩm/thành phẩm: Thiết lập mô tả đầy đủ hình dạng, kích thước, vật liệu, mức độ sai số cho phép và các yêu cầu cơ bản của sản phẩm. Tích hợp và quản lý bản vẽ
- Quy trình công nghệ để sản xuất ra thành phẩm: Quy trình công nghệ được thực hiện theo những quy tắc và nguyên lý của một quá trình sản xuất chuẩn mực; như quy trình công nghệ chế tạo chi tiết máy nhằm biến đổi gang thép, quy trình công nghệ nhiệt luyện nhằm thay đổi tính chất vật lý của vật liệu, quy trình công nghệ lắp ráp nhằm liên kết các chi tiết máy để tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh…
- Dự trù sản xuất: Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc, nhân lực cần thiết, tự so sánh với kho, đơn hàng mua, các kế hoạch sản xuất khác để cân đối và tối ưu nguồn lực nhằm đáp ứng chất lượng, năng suất, thời hạn giao hàng. Lập bảng yêu cầu nguyên vật liệu và kết chuyển dữ liệu đến các bộ phận liên quan (Dập, Cắt, Mua hàng,..)
- Tổ chức triển khai chế tạo, hoàn thiện các chi tiết. Và kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm dựa trên nhiều yếu tố: Độ chính xác, dung sai, chất lượng bề mặt,…
– Tính giá thành sản xuất cho từng giai đoạn sản xuất:
- Chi phí sản xuất được tập hợp tự động bao gồm nguyên vật liệu, chi phí nhân công, và các chi phí phân bổ chung khác để hệ thống tự động tính giá thành sản phẩm tự động theo nhiều phương pháp tùy theo đặc thù ngành hàng
- Khả năng thống kê của doanh nghiệp, so sánh chi tiết về lượng và giá trị giữa giá thành kế hoạch/dự trù với giá thành thực tế của doanh nghiệp
⇒ Qua đó hỗ trợ người điều hành ra ra các quyết định về tiết kiệm và tối ưu hóa sản xuất.
2/ Quy trình Mua hàng và Cung ứng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
- Hàng trăm báo cáo phân tích đa dạng, linh hoạt.
3/ Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/nhập/tồn và luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/serie, theo lot, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,..)
- Quản lý kế hoạch giao-nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lot….
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/mua, kế toán theo thời gian thực.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, linh hoạt cho các tiêu chí lọc về hàng hóa, tồn theo kho, tồn theo sản phẩm,..
4/ Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng, nợ phải thu.
- Quản lý hóa đơn mua hàng, nợ phải trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: ĐỊnh phí, bién phí; Chi phí trực tiếp, gián tiếp; Chi phí nguyên vật liệu, Nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân loại chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm; Cồng trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh. Và toàn đơn vị…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ, linh hoạt, đa dạng.
5/ Quản lý Quan hệ Khách hàng
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý Thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/ đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng bao gồm tát cacr các giao dịch và các thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý đinh múc tếp khách từng sales.
- Quản lý huê hồng dự án đích danh từng cá nhân theo hợp đồng/đơn hàng/dự án.
- Hàng trăm báo cáo marketing theo 5ways và bán hàng phong phú, đa dạng.
6/ Quản lý bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lâpk chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiếc khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check in/check out
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/dơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đén các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
7/ Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản (như: tên, tuổi, bộ phận công tác, chức vụ, quá trình hoạc tập, quá trình công tác,…); quản lý thông tin kèm theo (như: tai nạn giao thông, thai sản, khen thưởng, kỹ luật,…); quản lý và nhặc hạng hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lượng: Đingj nghĩa bản phân ca; Kết nối với các loại máy chấm công/app moblie lấy xử lý dữ liệu chấm công hoặc import trực tiếp băng file excel; Chấm công chi tiết (theo ngày/tháng)
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương; Đingj nghĩa ccác khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí; Định nghĩa phương pháp tính lương theo từng vị trí công việc; Tính lương theo phương pháp đã thiết lập
- Quản lý hồ sơ bảo hiểm: Tính BHYT, BHXH, BHTN X; Tính thuế TNCN X; Kết nối xuất dữ liệu hệ thống i-BHXN
- Hàng trăm báo biểu, báo cáo chi tiết, linh hoạt theo nhân sự, thời gian, phòng ban,…
8/ Quản lý Công việc – Khối văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tae, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc liên quan dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án
- Quản lý thông báo: Thông báo chung toàn công ty, hoặc theo phong ban/nhân viên.
- Hàng trăm báo cáo, biểu mẫu thống kê và quản lý tiến đồ theo dự án/nhân viên.
Hệ thống hoạch định nguồn lực AlphaERP sẽ giúp doanh nghiệp ngành cơ khí – chế tạo quản trị tổng thể các hoạt động của mình từ đầu vào tới đầu ra như: Quản lý sản xuất, Quản lý mua hàng và cung ứng, Quản lý Hàng hóa và Kho, Quản lý Tài chính Kế toán, Quản lý Quan hệ khách hàng, Quản lý Bán hàng, Quản lý Nhân sự – Tính lương, Quản lý công việc – Khối văn phòng,… Qua đó tối ưu hàng hoác các nguồn lực và gia tăng tính cạnh tranh trong ngành, hệ thống cũng là nền tảng giúp doanh nghiệp băt kịp xu thế chuyển đổi số và phát triển bền vững.
