Các nhà quản lý luôn luôn đau đầu cho việc quản lý doanh nghiệp của mình sao cho hiệu quả, tối ưu và luôn tìm kiếm những giải pháp quản lý giúp tiết kiệm thời gian – công sức – chi phí nhất. Một trong những giải pháp được quan tâm nhiều nhất trong mô hình quản lý đó chính là phần mềm ERP – Giải pháp quản trị nguồn lực cho doanh nghiệp. Nói đến phần mềm ERP chắc chắn các nhà quản lý đã từng nghe qua ít nhất một lần, để hiểu rõ hơn về phần mềm ERP là gì? Và phần mềm ERP có chức năng gì trong quản trị nguồn lực doanh nghiệp, AlphaGroup mời bạn đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về phần mềm ERP.
Nguồn: Canva
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là phần mềm giúp hoạch định quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động công ty.
Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ các hoạt động trong doanh nghiệp từ: quản lý công việc, quản lý nội bộ, quản lý nhân sự, quản lý thu chi,…đồng bộ quản lý duy nhất trên một phần mềm.
Cụ thể, phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp:
R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của hệ thống ERP.
P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho công ty, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
Ví dụ: Phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm dựa theo năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.
E-Enterprise: Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
>> Xem thêm: 5 lý do doanh nghiệp cần triển khai giải pháp quản trị nguồn lực
Chức năng của phần mềm ERP
Chức năng kế toán và tài chính
Với phần mềm ERP mọi số liệu liên quan sẽ được tổng hợp tại trung tâm đầu não duy nhất, được phân tích chi tiết, giúp hoạch định và phân bổ ngân sách hiệu quả. Khi có bất kỳ một sự thay đổi gì về mặt dữ liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật và thông báo kịp thời cho các nhân sự liên quan, từ đó hạn chế điều tiêu cực trong hoạt động ngân sách doanh nghiệp.
Chức năng kế toán và tài chính giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng đầy đủ các chức năng của nghiệp vụ quan trọng trong kế toán, giúp quy trình quản lý các khoản thu – chi được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Chức năng quản lý quy trình sản xuất – phân phối
Khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP, lúc này hệ thống sẽ xây dựng cấu trúc sản phẩm, tính toán nhu cầu về nguyên liệu, máy móc và nhân công theo các định mức sản xuất do đơn vị thiết lập. Sau bước trên, ERP sẽ dựa theo thời gian giao hàng, nguồn lực sản xuất để hoạch định kế hoạch sản xuất hợp lý.
Nguồn: Canva
Tất cả các số liệu có ở thời gian thực cho phép phân tích và có những điều chỉnh sản xuất kịp thời. Hệ thống cũng tính tới các công đoạn làm việc đồng thời, Các gián đoạn kế hoạch do các yếu tố khách quan phát sinh trong quá trình sản xuất để tiến hành điều chỉnh, điều độ sản xuất đúng với kế hoạch và yêu cầu đặt ra.
Chức năng bán hàng
Chức năng bán hàng của phần mềm ERP sẽ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý tòan bộ quy trình liên quan bao gồm: quản lý báo giá, theo dõi tình trạng đơn hàng của khách, hệ thống các điều kiện và chế độ thanh toán cho từng đối tác với các điều kiện bán hàng khác nhau như: bán sỉ, kỹ gửi, báo trả chậm,…
Hệ thống ERP dựa vào đơn hàng của khách hàng để thiết lập các kế hoạch giao hàng. Sau khi giao hàng, hệ thống sẽ bật tín hiệu để doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng và chuyển sang theo dõi kiểm soát khoản công nợ phải thu.
Để quá trình bán hàng được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả thì không thể nào thiếu đi giai đoạn phân tích và đánh giá quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu bằng các chức năng tự động phân tích và tổng hợp các số liệu bán hàng và đồng bộ với các công cụ quản trị tài chính nhờ vào phần mềm ERP.
>> Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp của bạn cần sử dụng phần mềm quản trị ERP?
Chức năng quản lý dịch vụ
Chức năng quản lý dịch vụ cho phép quản lý các mục: Đặt lịch, Quản lý chất lượng, Hợp đồng dịch vụ, Chương trình khách hàng thân thiết,…
-
- Quản lý bảo hành: theo dõi và phản hồi yêu cầu bảo hành một cách nhanh chóng, đồng thời hỗ trợ các hoạt động dịch vụ, hoạt động tương tác với khách hàng và quản lý tài nguyên.
- Quản lý hợp đồng dịch vụ: quản lý hiệu quả các hợp đồng bảo hành và dịch vụ, đảm bảo thực hiện kịp thời và chính xác các điều khoản hợp đồng.
- Báo cáo và phân tích dịch vụ: tạo báo cáo chi tiết liên quan đến các gói bảo hành và thời gian phản hồi, đồng thời đưa ra các phân tích thống kê liên quan đến hoạt động bảo hành.
Nguồn: Canva
AlphaERP – Nhà cung cấp phần mềm ERP giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp
AlphaGroup là nhà đầu tư công nghệ và chuyển đổi số hơn 8 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, 20 lĩnh vực đầu tư về công nghệ và hơn 100 đối tác khách hàng trên cả nước là trung tâm giáo dục, kinh doanh, đài truyền hình khác nhau. AlphaGroup tự hào là đơn vị uy tín trong lĩnh vực triển khai Phần mềm ERP – Giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp. Mỗi dự án khác nhau điều được AlphaGroup tìm hiểu, nghiên cứu, phân tích và xây dựng kế hoạch cụ thể trước khi bước vào giai đoạn triển khai trực tiếp cho khách hàng.
Hiện tại, AlphaGroup đang cung cấp giải pháp ERP có tên là AlphaERP, giúp doanh nghiệp quản lý tất cả hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm, ERP liên kết nhiều ứng dụng, các module có chức năng khác nhau, phục vụ trong từng bộ phận của doanh nghiệp. Từ đó, sẽ tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp để nhằm giảm thời gian xử lý cũng như tối ưu hoá việc quản lý doanh nghiệp hơn.
Khi doanh nghiệp triển khai giải pháp ERP của AlphaGroup sẽ được hỗ trợ quản lý trong suốt quá trình sử dụng, giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu nhất khi ứng dụng ERP.
