Thông thường đối với các doanh nghiệp mới thành lập, các chủ doanh nghiệp thường tự mình làm các công việc từ khâu quản lý nhân sự, kho bãi, tài chính,.. của công ty. Tuy nhiên đó là khi doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhiều dữ liệu và có thể giải quyết hết bằng bảng Excel. Nhưng về lâu dài thì đó không còn là cách hay bởi nếu doanh nghiệp đi vào hoạt động và ngày một phát triển thì những dữ liệu đó sẽ không còn được tính trên vài trang Excel mà lên đến hàng ngàn trang tính.
Lúc này bạn cần nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản trị ERP. Phần mềm ERP là phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ được tất cả các dữ liệu trong các phòng ban của công ty trên 1 cơ sở duy nhất. Ngoài ra còn bao gồm toàn bộ từ khâu kế toán, quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý sản phẩm và hoạch định sản phẩm,..trên một hệ thống xuyên xuốt và dễ dàng hoạt động.
Dưới đây là một số các yếu tố tham khảo giúp doanh nghiệp bạn quyết định có nên sử dụng phần mềm quản trị ERP hay không:
1/ Nếu công ty bạn đang sử dụng nhiều phần mềm có dữ liệu chồng chéo nhau
Ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp của bạn mỗi phòng ban đều được quản lý trên một phần mềm riêng lẻ và không thể thống nhất và làm sạch dữ liệu khi cần thì đây là một nguyên nhân mà doanh nghiệp bạn nên sử dụng phần mềm quản trị ERP.
2/ Do các dữ liệu quan trọng được đặt ở nhiều nơi khác nhau, bạn khó nhận ra lỗ hổng bảo mật
Khi sử dụng nhiều hệ thống quản lý cùng một lúc bạn sẽ không đảm bảo được tính bảo mật của chúng, bạn không thể biết được ai có quyền truy cập dữ liệu, cũng không biết dữ liệu của mình đang nằm ở đâu…
Thì đây là lúc bạn cần tới ERP.
3/ Khó truy cập thông tin khi cần
Đây là vấn đề thường xảy ra khi bạn sử dụng 2 phần mềm quản lý riêng biệt, cùng với 1 thông tin nhưng khi được lưu trên 2 hệ thống khác nhau và bạn không cách nào để gộp chúng lại, không có cách nào để kết xuất chúng ra.
4/ Mất vài ngày hay cả tuần để xác định doanh thu của tháng
Nếu doanh nghiệp bạn cần 1 thời gian quá dài để có thể xác định được doanh thu bán hàng của tháng trước thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến kế hoạch, tình hình phát triển của doanh nghiệp.
5/ Có khách hàng muốn mua sản phẩm / dịch vụ nhưng bạn lại không thể phục vụ
Điều này xảy ra khi bạn không nắm rõ được trong kho của mình còn những mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu. Vấn đề này khiến bạn gặp trục trặc trong khâu bán hàng dẫn đến việc suy giảm doanh thu.
Nếu như doanh nghiệp của bạn có các dấu hiệu thì chắc chắn bạn đang cần sử dụng phần mềm quản trị ERP rồi đấy!
