Với quy mô dân số lên đến 100 triệu dân và thu nhập bình quân đầu người luôn tăng qua từng năm, đây chính là điều kiện thuận lợi cho ngành bán lẻ tăng trưởng dài hạn. Tính chung 9 tháng đầu năm 2022, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng đạt 4.170,2 nghìn tỷ đồng, tăng 21% cùng kỳ năm trước khi xảy ra dịch bệnh, trong đó, nhóm ngành bán lẻ hàng hóa đã đạt mức tăng trưởng khá tốt.
Dựa vào ưu thế dân số đông và thị trường tiềm năng, các doanh nghiệp bán lẻ có thể sử dụng ưu thế này để huy động vốn và mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, để các doanh nghiệp bán lẻ có thể vươn mình ra thị trường quốc tế thì việc quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ chính là yếu tố quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần đối mặt.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp bán lẻ thường gặp phải các vấn đề trong quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ như: Hàng quá hạn sử dụng, hư hỏng, chất lượng bị giảm, bao bì thay đổi, số lượng hàng thực tế chênh lệch với số lượng trên sổ sách gây thất thoát hàng hóa và phân bổ hàng hóa không đúng gây mất cân đối,… Để giải quyết được những vấn đề trên, đòi hỏi Doanh nghiệp cần tìm ra giải pháp tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho của mình.
Quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ là gì?
Quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ là gì?
Quản lý hàng tồn kho trong chuỗi bán lẻ là hoạt động bao gồm việc kiểm kê số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho, để việc phân phối hàng hóa đến các cửa hàng đại lý được diễn ra thuận lợi.
Quản lý kho hàng cần lưu ý:
- Số lượng từng loại hàng hóa trong kho?
- Mức tồn kho thích hợp là gì?
- Làm thế nào để có thể đảm bảo lượng hàng an toàn cho cửa hàng?
- Quy trình quản lý hàng tồn kho, kiểm tra chất lượng hàng hóa?
- Khi nào thì nên nhập thêm hàng hóa?
Thiếu công tác quản lý hàng tồn kho dẫn đến hậu quả như thế nào?
Thiếu công tác quản lý hàng tồn kho dẫn đến hậu quả như thế nào?
Thực tế, nếu không có sự trợ giúp của những người quản lý thì kho hàng sẽ trở nên hỗn loạn. Đặc điểm của các doanh nghiệp kinh doanh chuỗi bán lẻ là có nhiều cửa hàng trên thị trường. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn cần sẵn sàng đảm bảo nguồn hàng để linh hoạt cho việc phân phối hàng hóa giữa các điểm bán.
Vậy khi thiếu công tác quản lý hàng tồn kho dẫn đến hậu quả như thế nào?
1. Phân phối hàng trong kho không khoa học
Một khuyết điểm mà chúng ta thường bắt gặp trong quy trình quản lý hàng tồn kho ở các cửa hàng bán lẻ đó là số lượng hàng hóa tồn kho tại mỗi điểm bán không được quản lý hiệu quả.
Giả sử khách hàng của bạn đang tìm kiếm một chiếc áo. Nhưng do quản lý không tốt nên bạn đã hết hàng để bán. Điều này có nghĩa là bạn đang đẩy khách hàng của mình cho một đối thủ cạnh tranh khác. Số lượng hàng nơi thừa nơi thiếu là hậu quả của việc không quản lý hợp lý các nguồn hàng tồn kho. Có nhiều loại hàng mà người mua cần gấp ở cửa hàng này nhưng lại chất ở cửa hàng khác gây ra việc không được luân chuyển kịp thời.
2. Thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân
Quy trình quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ không hiệu quả là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân. Do số lượng cửa hàng khá nhiều và cách xa địa lý nên các chủ doanh nghiệp bán lẻ không thể kiểm soát cũng như túc trực tại mỗi điểm bán xuyên suốt nên thường sẽ phối mặt cho nhân viên.
Do đó tình trạng nhân viên gian lận hàng hóa trong kho thường xảy ra rất nhiều, bên cạnh đó với số lượng nguồn hàng dồi dào sẽ không tránh khỏi tầm ngắm của các đối tượng trộm cắp. Tình trạng này gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kiểm soát và quản lý hàng tồn kho trong chuỗi bán lẻ là yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp
3. Hàng hóa hết hạn không được phát hiện
Thông thường trong một quy trình quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ chuyên nghiệp thì các hàng hóa sẽ được thực hiện theo quy tắc hàng hóa nào được nhập trước sẽ được xuất trước. Tuy nhiên, khi công tác quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp lỏng lẻo, thiếu chuyên nghiệp sẽ dẫn đến các mặt hàng nhập kho cuối cùng lại được xuất kho trước. Điều này dẫn đến lượng hàng hóa nhập kho trước chưa được bán kéo theo tình trạng sản phẩm, hàng hóa hết hạn không được phát hiện.
4. Chất lượng sản phẩm không đảm bảo
Chất lượng sản phẩm không đảm bảo là một trong những hậu quả của việc thiếu công tác quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ. Các công tác kiểm tra chất lượng, mẫu mã sản phẩm không được chú trọng chính là kẽ hở cho các sản phẩm hàng hóa kém chất lượng xuất hiện vào kho hàng của doanh nghiệp. Việc này dẫn đến uy tín, hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp bị ảnh hưởng nghiêm trọng khi các hàng hóa này đến tay người tiêu dùng và nghiêm trọng hơn là gây ảnh hưởng đến sức khỏe người dùng.
5. Khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm
Các sản phẩm, hàng hóa sẽ trở nên hỗn độn nếu không được quản lý, sắp xếp trong kho một cách khoa học. Khi cần nguồn hàng để phân phối đến các điểm bán giữa mớ hỗn độn đó thì nhân viên sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm sản phẩm. Điều này trước hết sẽ làm gián đoạn quy trình bán hàng của doanh nghiệp, sau là làm mất khách hàng vào tay đối thủ cạnh tranh.
Những bất cập trong quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công
Hệ thống quản lý cồng kềnh, chồng chéo
Quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ theo cách truyền thống khiến doanh nghiệp khó kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho. Số lượng hàng hóa ngoài thực tế không khớp với số lượng trên sổ sách. Ngoài ra, mỗi chi nhánh quản lý hàng tồn kho theo những cách khác nhau, với hệ thống và phương pháp khác nhau, dẫn đến việc mất sổ sách và dữ liệu. Đó là lý do tại sao các mặt hàng trong kho không được sắp xếp khoa học dẫn đến việc gửi nhầm hàng, tồn kho hàng đã hết hạn sử dụng.
Tốn kém chi phí
Quy trình quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ thủ công đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân viên đông đảo để kiểm tra hàng hóa, quản lý kho hàng, xuất nhập hàng hóa. Trên thực tế, khi được quản lý bằng công nghệ, những công việc này sẽ tiết kiệm hơn nhiều lần về cả mặt chi phí và thời gian.
>> Xem thêm: Kho hàng thông minh là gì? Lợi ích và cách thức thực hiện của kho hàng thông minh
Những bất cập trong quản lý hàng hóa bằng phương pháp thủ công
Nguy cơ gặp rủi ro trong kinh doanh
Công tác thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho yếu kém dẫn đến hàng kém chất lượng, hàng hết hạn sử dụng khi đến tay người tiêu dùng. Rủi ro này ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Mặt khác, quản lý thủ công dễ dẫn đến thiệt hại trong kho như mất cắp, hư hỏng hàng hóa, cháy nổ …
Công nghệ – Xoá tan nỗi lo quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ
Nhiều doanh nghiệp bán lẻ trở thành “con rồng lớn” sau khi ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Đơn cử như Điện Máy Xanh – một thương hiệu có mặt sau ngoài thị trường nhưng đã nhanh chóng vượt mặt “ông lớn” Nguyễn Kim và vươn lên vị trí dẫn đầu ngành điện máy trong nước.
Sự thành công của Điện Máy Xanh được biết đến là do thương hiệu này có lượng hàng tồn kho lớn, giao hàng nhanh, hàng hóa linh hoạt luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điện máy Xanh nhanh chóng được biết đến là số 1 trên thị trường điện gia dụng vì nhanh nhạy hiểu thị trường và ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ
5 lợi ích của việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ mang lại cho doanh nghiệp:
1. Kiểm kê hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi
Bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp có thể quản lý hàng hóa trong kho ngay trên trình duyệt web và ứng dụng cho toàn bộ hệ thống bán hàng trên cùng phần mềm. Điều này có nghĩa là với hệ thống quản lý công nghệ, tất cả các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ đều có thể truy cập các công việc và theo dõi KPI hàng tháng/ quý/ năm. Quản lý hoạt động bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào, bởi vì ngay cả khi không ở trước máy tính, bạn cũng có thể kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho.
2. Lên kế hoạch nhập – xuất hàng khoa học
Nhập hàng hóa không khoa học dẫn đến tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng, bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp nắm rõ số hàng xuất kho theo ngày/ tháng/ quý, từ đó nhà quản lý phân tích được thị hiếu của người tiêu dùng và lên kế hoạch nhập những mặt hàng bán chạy và có xu hướng xuất hàng sớm để thu hồi nguồn vốn.
Bên cạnh đó, phần mềm giúp doanh nghiệp lên danh sách các hàng hoá cần xuất kho tránh tình trạng hàng hoá, sản phẩm hết hạn “rò rỉ” ra ngoài thị trường.
3. Theo dõi hàng phân phối tại các điểm bán
Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp theo dõi lượng hàng hóa xuất đến từng cửa hàng trong hệ thống cửa hàng. Nhờ phần mềm quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp không còn phải đến cửa hàng thường xuyên để kiểm tra hàng hóa trên kệ.
4. Quản lý dữ liệu hàng hóa khoa học
Hàng hóa xuất nhập vào kho bãi đã được kiểm duyệt chất lượng. Được nhập vào phần mềm quản lý và lưu trữ trong phần mềm một cách khoa học và lâu dài tránh tình trạng rò rỉ thông tin và hư hỏng dữ liệu. Quản lý thông tin sản phẩm, thông tin xuất nhập trên phần mềm có thể giúp các doanh nghiệp tránh được các sự cố trong quá trình kinh doanh.
Hãy giả sử các tình huống sau: phản hồi từ khách hàng về chất lượng hàng kém, nhà cung cấp nguyên phụ liệu phàn nàn về số lượng nhập hàng, nhân viên đùn đẩy trách nhiệm… Tất cả những vấn đề này đều có thể được giải quyết nhanh chóng nếu bạn kiểm tra thông tin trong phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Công nghệ – Xoá tan nỗi lo quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ
5. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Phần mềm ERP giúp tiết kiệm nhiều chi phí nhờ quy trình hoạt động hiệu quả, tối ưu quy trình quản lý, rút ngắn thời gian xử lý hàng tồn kho, cụ thể:
Thứ nhất, nhờ việc lập kế hoạch xuất nhập khẩu và phân bổ hàng hóa hợp lý, doanh nghiệp có thể tránh được chi phí do nhập hàng hóa tràn lan, chi phí hàng hóa hư hỏng, kém chất lượng, hết hạn sử dụng,…
Thứ hai, bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho. Tất cả các công việc đều được thực hiện trên văn phòng online của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng nhân viên kho hàng và quản lý kho bãi.
Thứ ba, áp dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho các thông tin, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí giấy tờ và bút mực hơn khi thực hiện theo phương pháp truyền thống.
Ngoài ra, việc trao đổi thông tin giữa quản lý và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên hay các nhà quản lý với nhau tại các điểm bán trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Công nghệ chính là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trong quy trình quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ của mình hiệu quả. Bên cạnh đó công nghệ giúp các doanh nghiệp thúc đẩy sự tăng trưởng và vươn mình ra thị trường quốc tế. Vì vậy, các công ty vẫn đang hoạt động theo mô hình quản lý thủ công nên sử dụng phần mềm công nghệ trong quản lý kho hàng để đạt được mục tiêu kinh doanh trong thời gian ngắn. AlphaGroup hy vọng với những kinh nghiệm chia sẻ trên đây, bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm giúp quản lý hàng tồn kho chuỗi bán lẻ của mình tốt hơn.
