Xu hướng số hóa trên thế giới đã ảnh hưởng rất nhiều đến nền kinh tế số tại Việt Nam, cùng với sự phát triển này, nhiều doanh nghiệp công nghệ đã có nhiều phát minh giúp doanh nghiệp SMEs tiếp xúc gần hơn với cuộc đua chuyển đổi số. Song song đó, có rất nhiều trở ngại cản trở quá trình số hóa của doanh nghiệp, nhiều doanh nghiệp vẫn lo lắng về việc ứng dụng số hóa vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, hãy cùng AlphaGroup tìm hiểu thực trạng số hóa và những yếu tố cản trở quá trình số hóa trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
Thực trạng số hóa tại doanh nghiệp
Hơn 50% các công ty được khảo sát đã sử dụng công nghệ kỹ thuật số cho các hoạt động bán hàng, chẳng hạn như phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hoặc phần mềm quản lý hệ thống. Mặc dù một số vẫn sử dụng email hoặc Zalo để thực hiện một số hoạt động kinh doanh, nhưng hầu hết các công ty đã nhận ra tầm quan trọng và hiệu quả của việc sử dụng công nghệ kỹ thuật số đối với hoạt động và quản lý bán hàng của họ.
Tuy nhiên, việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động báo cáo và quản lý vận hành vẫn chưa thật sự phổ biến. Phần lớn các tổ chức và doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp quản lý, vận hành theo cách truyền thống thủ công. Việc trao đổi công việc tạm thời được hoạt động phổ biến qua email và ứng dụng Zalo, các hoạt động nghỉ phép của nhân viên vẫn được thực hiện thủ công. Có thể thấy, phương pháp vận hành quản lý thủ công truyền thống vẫn là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp.
Thực trạng số hóa tại các chuỗi cửa hàng
Thực tế, việc giao tiếp và trao đổi của nhân viên giữa các chi nhánh và văn phòng vẫn dựa trên nền tảng email hoặc trao đổi trực tiếp với người quản lý. Các báo cáo hoạt động hằng ngày như tình trạng tài sản, cơ sở vật chất, hàng hóa tại cửa hàng cũng được thực hiện thủ công. Hầu hết nhân viên cửa hàng đều báo cáo chỉ tiêu được giao với quản lý qua email kèm file Excel hoặc chụp ảnh gửi qua các ứng dụng mạng xã hội như Zalo, Facebook, Telegram,…Đây là thực trạng chung của quá trình số hóa của doanh nghiệp, cho thấy, đã có sự phát triển nhưng vẫn ở mức chưa đến nơi đến chốn.
Những yếu tố cản trở quá trình số hóa trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam
Thứ nhất, năng lực và nguồn lực khi triển khai
Một trong những yếu tố cản trở quá trình số hóa lớn nhất là về năng lực và nguồn lực khi triển khai công nghệ số hóa. Theo kết quả khảo sát của Bộ Công Thương năm 2019 cho thấy, tỷ lệ doanh nghiệp gặp khó khăn về tuyển dụng lao động có kỹ năng chuyên môn về CNTT dao động trên dưới 30% và không có sự thay đổi lớn. Theo khảo sát Hiệp hội Phần mềm tại và dịch vụ CNTT Việt Nam (Vinasa) tại Ngày Chuyển đổi số Việt Nam 2020 cho thấy, 69% DN được khảo sát không biết lựa chọn đối tác nào để triển khai chuyển đổi số, 72% không biết bắt đầu từ đâu, 92% không biết chuyển đổi số như thế nào.
Việc chuyển đổi số hóa vào hoạt động kinh doanh đòi hỏi trình độ nhân lực rất cao về mặt kỹ thuật và chuyên môn. Trong khi đó, Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế và là nước đang phát triển đặc biệt là về công nghệ, chúng ta chưa làm chủ được các công nghệ cốt lõi của chuyển đổi số, hiện cơ bản vẫn đang sử dụng các công nghệ có sẵn trên thế giới.
Thứ hai, e ngại về chi phí
Yếu tố cản trở quá trình số hóa lớn và thường thấy ở rất nhiều doanh nghiệp là về mặt chi phí. Đặc thù nhân công tại Việt Nam vẫn có mức lương khá thấp so với cùng khu vực, các việc quản lý thường được thực hiện một cách thủ công, thế nên việc đầu tư ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh khiến doanh nghiệp ngán ngẩm khi phải chi trả chi phí triển khai khá lớn. Chưa hết, để chuyển đổi mô hình số hóa thành công đòi hỏi doanh nghiệp cần thay đổi áp dụng từ cơ sở hạ tầng, chiêu mô nguồn nhân lực có chuyên môn về CNTT. Vì vậy đòi hỏi cần phải có nguồn lực về tài chính nên đây là một trong những e ngại và là yếu tố cản trở quá trình số hóa vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thứ ba, sự phụ thuộc vào các nền tảng đã sử dụng
Với sự có mặt và phát triển của nhiều ứng dụng mạng xã hội hỗ trợ nhiều tính năng phục vụ cho nhu cầu giao tiếp và trao đổi công việc đã làm cho nhiều nhà quản lý, các doanh nghiệp phụ thuộc vào các nền tảng này, đặc biệt là ứng dụng Zalo. Ứng dụng nhắn tin Zalo không chỉ hữu ích cho các cá nhân mà còn giúp cho các công ty bởi các tính năng của nó. Chính vì vậy, Zalo được coi là một công cụ giao tiếp, truyền thông chuẩn mực của các công ty, chuỗi cửa hàng. Ngoài ra, việc cung cấp các tính năng hữu ích như nhận và truyền tệp, hình ảnh cũng giúp Zalo trở thành giải pháp thay thế cho các công ty có ít hoặc không có ứng dụng kỹ thuật số trong hoạt động kinh doanh của mình.
Thứ tư, nhận thức về chuyển đổi số của các doanh nghiệp
Tại nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh còn nhiều hạn chế, các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý chưa nhận thức hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số vào hoạt động kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, văn hóa ngại thay đổi ở các công ty, doanh nghiệp Việt Nam cũng là thách thức. Các doanh nghiệp ở Việt Nam thường bám vào phương pháp làm việc hiện có của họ và tránh đổi mới trừ khi được tổ chức lại ở cấp quản lý cao nhất. Nhiều công ty rất ít hoặc không cho phép nhân viên thay đổi hoặc cải tiến hoạt động của họ. Ngoài ra, lối tư duy cổ hủ, thiếu sáng tạo còn dẫn đến việc thực thi công việc hàng ngày một cách máy móc, rập khuôn.
Lợi ích của việc số hóa trong doanh nghiệp
1. Tăng năng suất và giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn
Với phương pháp lưu giữ thông tin trên giấy truyền thống, nhân viên phải dành nhiều thời gian hơn cho việc tìm kiếm tài liệu. Về lâu dài, đó là một sự lãng phí thời gian, hạn chế này hoàn toàn có thể được giải quyết bằng số hóa. Khi các công ty, doanh nghiệp ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh, năng suất lao động sẽ được tăng lên đáng kể.
Nhờ đó, người quản lý và nhân viên chỉ cần thực hiện vài thao tác nhanh chóng là có thể tìm được tài liệu mình cần, đầy đủ và chính xác, tiết kiệm cho công ty rất nhiều thời gian. Điều này sẽ đem lại lợi ích to lớn hơn cho doanh nghiệp trong lâu dài, cho phép nhân viên sử dụng thời gian tiết kiệm được cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Đồng thời, nhân viên cũng được học hỏi, tìm hiểu thêm nhiều kiến thức, kỹ năng để phát triển và nâng cao hiệu quả công việc.
2. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi chuyển đổi số hóa vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể tăng 55% tổng chi phí lợi nhuận, tiết kiệm 50% chi phí quản lý nhân sự khi chuyển đổi số hóa vào hoạt động kinh doanh. Với cách thức quản lý và hoạt động truyền thống, các doanh nghiệp cần in số lượng lớn các loại giấy tờ gây tốn nhiều chi phí. Đồng thời, các công ty phải chi trả chi phí cho giấy, mực in, điện, chi phí ban đầu của thiết bị in,… Khi áp dụng chuyển đổi số hóa sử dụng các hóa đơn điện tử các doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm các loại chi phí này thông qua số hóa, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn, giúp các mảng kinh doanh chính tăng sản lượng lợi nhuận và phát triển công ty hiệu quả hơn. Một số báo cáo gần đây cho thấy các công ty đã tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí in ấn và nhân công nhờ quá trình số hóa.
3. Tính bảo mật cao
Mọi thông tin về chiến lược kinh doanh, marketing, kế hoạch phát triển của công ty,…là những thông tin mang tính rất quan trọng, thậm chí quyết định đến sự thành bại của công ty đó. Vì vậy, việc đảm bảo an toàn dữ liệu là vô cùng cần thiết và quan trọng. Nhờ số hóa, các công ty có thể cải thiện tính bảo mật của hệ thống dữ liệu của mình. Khi cần thiết, chủ doanh nghiệp, người quản lý và nhân viên có thể hạn chế quyền truy cập, chỉnh sửa và xem các văn bản, tài liệu quan trọng. Đồng thời có thể cấu hình các quy trình công việc liên quan, thực hiện các nhóm quyền (quyền chỉnh sửa, quyền truy cập, quyền bình luận) cho từng bộ phận, từng người cụ thể. Ngoài ra, nhân viên có thể theo dõi và kiểm soát việc quét tài liệu để biết ai đang xem hoặc chỉnh sửa tài liệu, giúp giảm tình trạng rò rỉ hoặc mất cấp thông tin ra bên ngoài.
4. Xử lý thông tin và dữ liệu một cách dễ dàng
Số hóa giúp các công ty, doanh nghiệp tìm kiếm tất cả thông tin và dữ liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng và không bị giới hạn. Tất cả dữ liệu có thể được chuyển đổi đồng bộ thành các định dạng kỹ thuật số hiện đại. Nhân viên liên quan có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi vào các tệp, kế hoạch một cách nhanh chóng và dễ dàng thông qua các thiết bị internet hoặc hệ thống đám mây. Điều này làm cho công việc thuận tiện, linh hoạt và hiệu quả, đặc biệt là xem xét nhu cầu làm việc tại nhà và từ xa.
Nhận thấy được tiềm năng này AlphaGroup đã hợp tác và phát triển nên phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng giúp hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của các chuỗi cửa hàng trở nên thuận tiện, cắt giảm chi phí và thời gian không cần thiết. Cung cấp cho nhân viên những công cụ phục vụ cho việc thu thập phân tích và nghiên cứu dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và triển khai phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng phục vụ hiệu quả cho hoạt động kinh doanh nhé!
