Trong mỗi doanh nghiệp, kho hàng là nơi mà doanh nghiệp quan tâm và quản lý chặt chẽ nhất. Khâu quản lý kho hàng rất khó khăn vì số lượng hàng hóa không ổn định, luân phiên xuất – nhập hàng liên tục, người quản lý phải luôn kiểm soát được số lượng hàng tồn kho báo cáo kịp thời để có giải pháp xử lý khi số lượng hàng tồn trong kho cao.
Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng thì hoạt động quản lý kho sẽ càng phức tạp hơn. Lúc này, việc xây dựng một chiến lược quản lý kho thông minh trở thành yêu cầu tất yếu và cần thiết nhất cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Nguồn: Freepik
Phần mềm quản lý kho thông minh là gì?
Phần mềm quản lý kho thông minh là công cụ hữu ích giúp các tổ chức kiểm soát những hoạt động hàng ngày của kho. Phần mềm giúp người quản lý kiểm kê được vật tư đã xuất – nhập vào kho, số lượng tồn kho, sản phẩm nào đã chuyển kho,…hiệu quả. Với phần mềm quản lý kho thông minh, công tác quản lý số lượng hàng hóa, vị trí sắp xếp của từng sản phẩm, tình trạng hàng hóa đều được kiểm soát chi tiết giúp cho quá trình bán hàng được liên tục, không bị gián đoạn. Các phần mềm quản lý kho thông minh đều được thiết kế đơn giản hóa hoạt động quản lý kho và giúp các khâu trong kho hàng hoàn thành các công việc trong thời gian ngắn nhất với năng suất cao nhất có thể.
Lợi ích của phần mềm quản lý kho thông minh
Phương pháp quản lý kho hàng bằng thủ công chỉ hiệu quả khi áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, lượng hàng hóa ít. Còn đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng hàng hóa xuất – nhập lớn cần phải sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh, đây chính là giải pháp giải quyết được tất cả các khúc mắc trong quy trình quản lý kho thông minh của doanh nghiệp. Cùng AlphaGroup điểm qua những lợi ích của phần mềm quản lý kho thông minh đối với doanh nghiệp:
Kiểm soát quy trình nhập kho
Phần mềm quản lý kho thông minh sẽ giúp sản phẩm luôn được đặt đúng vị trí để tối ưu hóa thời gian sản xuất, đảm bảo quy trình hoạt động của kho được diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
- Có kế hoạch nhận hàng: Việc có kế hoạch sắp xếp các khu vực trống rất quan trọng, giúp bố trí thiết bị, phân công hiệu quả nhằm đáp ứng các yêu cầu đặc biệt khác của doanh nghiệp. Năng suất lao động cũng sẽ được nâng cao khi hàng hóa được đưa đi trong thời gian sớm hơn.
- Kiểm tra và xử lý nhập kho: Nhanh và ít lỗi hơn, kiểm đếm hàng hóa giúp bạn tiết kiệm thời gian.
- Nhập kho từ phần mềm: Giúp bạn tiết kiệm chi phí, năng suất cao, hàng hóa trong nước được lưu trữ ở đúng vị trí, hiển thị hàng tồn kho chính xác.
- Chụp lại hình ảnh về tình trạng hàng: là bằng chứng hỗ trợ khi xảy ra tranh chấp với nhà cung cấp.
- Dán và in nhãn tại chỗ để thay thế lô hàng hỏng mất mát.
>>Xem thêm: Kho hàng thông minh là gì? Lợi ích và cách thức thực hiện của kho hàng thông minh
Nguồn: Freepik
Theo dõi quy trình xuất kho
Thực chất, phần mềm quản lý kho thông minh hoạt động dựa trên thuật toán tối ưu đưa ra các phương án di chuyển hàng hóa khả thi nhất. Tối ưu hóa quy trình lấy hàng và tự động hóa chính xác với hàng hóa được xử lý.
Khi đơn vị phân phối không xử lý đơn đặt hàng, phần mềm có thể thực hiện được dựa trên vận chuyển và khối lượng nhận.
- Giảm thời gian nhận hàng: Áp dụng một hoặc kết hợp các phương pháp để giảm thời gian di chuyển. Đây là quy trình tốn kém nhất bao gồm 55% tổng chi phí vận hành. Tối ưu hóa quy trình này sẽ giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành kho.
- Quy trình đóng hàng: Tất cả các dữ liệu nhập vào phần mềm để xử lý. Ví dụ kích thước và trọng lượng. Phần mềm tự động xác định các yếu tố giữ cho mặt hàng an toàn và chi phí đóng gói thấp nhất. Nhãn hàng hóa dán đúng vị trí.
Quản lý sản phẩm tồn kho
Tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý kho thông minh là quản lý hàng hóa tồn kho. Tính năng này giúp doanh nghiệp:
- Hệ thống tự động cảnh báo: Luôn cập nhật số lượng hàng còn trong kho để tránh tình trạng thiếu hàng, tạo cảnh báo thông qua email, tin nhắn để bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
- Lưu trữ hàng hóa: Phần mềm giúp hàng hóa được đặt vào vị trí tương ứng với từng loại yêu cầu/hàng hóa/lô hàng của khách hàng. Quá trình lưu trữ sẽ tăng hiệu quả lao động và sử dụng tối đa không gian có sẵn trong kho.
- Bổ sung hàng tồn: Đảm bảo mỗi vị trí đều chứa đủ số lượng sản phẩm cho quá trình lấy hàng hiệu quả.
- Ứng dụng quản lý: Các phần mềm quản lý kho thông minh đều sử dụng được trên các thiết bị thông minh như: smartphone, ipad, laptop,…thay thế hẳn cách quản lý thủ công bằng giấy tờ. Quản lý bằng phần mềm giúp tăng tỷ lệ chính xác của hàng tồn kho (lên đến 99%) bằng cách xóa nhập dữ liệu thủ công. Hỗ trợ các nhà quản lý kho khi cần truy cập để xem các số liệu hiệu suất, tài liệu nội bộ, email cảnh báo hay email của khách hàng,…
- Dự báo tồn kho: Ước tính hợp lý về doanh số mỗi ngày, số lượng sản phẩm dự kiến sẽ được lưu trữ/xuất/nhập.
>> Xem thêm: Làm sao để quản lý kho thông minh hiệu quả?
Nguồn: Freepik
Tăng khả năng cạnh tranh và dịch vụ khách hàng
Phần mềm quản lý kho thông minh không những giúp quản lý hoạt động của kho hàng thông minh hiệu quả mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao mức độ chuyên nghiệp, uy tín và mức độ cạnh tranh của mình với đối thủ.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Các công ty đã và đang áp dụng công nghệ trong quản lý. Giúp tiết kiệm và tự động hoá vận hành. Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng về kết nối công nghệ thông tin .
- Cấp quyền khách hàng truy cập: Phần mềm hỗ trợ cấp quyền truy cập cho nhiều khách hàng. Chủ động theo dõi hàng hoá của mình. Hạn chế giao tiếp bằng điện thoại email tốn thời gian.
Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý kho thông minh hoạt động, đặc điểm chung của các phần mềm này đều hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động trong nhà kho thông minh. Trong số đó, AlphaQRS là nền tảng quản lý kho thông minh giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, hoạt động trực tiếp tại kho bao gồm nhận hàng, định vị hàng trong kho, xuất hàng, kiểm trang hàng tồn, từ đó giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập khó. Đây cũng là giải pháp khắc phục mọi điểm yếu của quy trình quản lý kho thủ công hiện nay.
Liên hệ với AlphaSoftware để được tư vấn chi tiết hơn về nền tảng quản lý kho thông minh qua thông tin liên hệ bên dưới.
