Ngành Thương mại – Phân phối là ngành chiếm tỉ trọng cao nhất trong nền kinh tế Việt Nam. Đặc thù của ngành này là thường xuyên phải xuất một lượng rất lớn hóa đơn hàng ngày. Với sự gia nhập ngày càng nhiều của các công ty thương mại-phân phối của Hàn Quốc, Thái Lan, Nhật Bản,… làm cho môi trường kinh doanh của lĩnh vực thương mại – phân phối ngày càng cạnh tranh cao. Doanh nghiệp thương mại – phân phối phải đối diện với nhiều thách thức.
- Chính sách kinh doanh phải thay đổi liên tục để thích với thực tế cạnh tranh mới trên thị trường.
- Khó khăn trong việc quản lý nhân viên kinh doanh thị trường.
- Khó khăn trong khâu nhập hàng và giao hàng, quản lý tồn kho.
- Việc theo dõi, kiểm soát công nợ, chiết khấu mất nhiều thời gian.
- Việc tính toán, phân tích chi phí kinh doanh, , lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực,… còn thủ công, chưa cung cấp thông tin kịp thời.
- Chưa phát huy được chuỗi giá trị cộng hưởng để tạo ra sự vận hành đồng bộ trong toàn công ty, nâng cao hiệu suất và hiệu quả kinh doanh.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề, AlphaERP tự tin giúp doanh nghiệp vượt qua những rào cản thách thức đó. Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp AlphaERP được thiết kế đặc thù cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Thương mại – Phân phối, hỗ trợ nhà quản trị quản lý tổng thể các hoạt động mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý nhân sự, tài chính,…hiệu quả trên một hệ thống tổng thể duy nhất. Không chỉ mang lại tính minh bạch, chính xác và nhanh chóng, hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp AlphaERP còn giúp nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực, gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời giúp gia tăng tính chuyên nghiệp của tổ chức, góp phần nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Nguồn: Canva
Tổng quan Quy trình ngành Thương mại – Phân phối
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1/ Quản lý mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng. Chiết khấu riêng từng nhà cung cấp…
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so dánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
- Hàng trăm báo cáo phân tích đa dạng, linh hoạt.
2/ Quản lý bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị truoèng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm; chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
- Hệ thống hàng 100 báo cáo phân tích phong phú về hàng hóa.
3/ Quản lý hàng hóa và kho
- Quản lý hoạt động xuất/nhập/tồn và luân chuyển hàng hóa giưuã các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/serie, theo lot, theo hạn sử dụng, theo vị trí.
- Quản lý kế hoạch giao-nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giưuã các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạng mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ tho kho, theo hàng, theo lot…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/mua. Kế toán theo thời gian thực.
- Hệ thống báo cáo đa dạng, linh hoạt cho các tiêu chí về hàng hóa, tồn theo kho, tồn tho sản phẩm.
4/ Quản lý tài chính – kế toán
- Quản lý hoạt động thu/chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng. Nợ phải thu.
- Quản lý hóa đơn mua hàng, nợ phải trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bố, chênh lệch tỉ giá,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗi, linh hoạt, đa dạng.
5/ Quản lý nhân sự – tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản (như:tên, tuổi, bộ phận công tác, chức vụ, quá trình hoạc tập, quá trình công tác,…); quản lý thông tin kèm theo (như: tai nạn giao thông, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…); quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bản phân ca; Kết nối với các loại máy chấm công/app mobile lấy xử lý dữ liệu chấm công hoặc import trực tiếp bằng file excel; Chấmcông chi tiết (theo ngày/tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương; Đingj nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí; Đingj nghĩa phương pháp tính lương theo từng vị trí công việc tính lưng theo phương pháp đã thiết lập.
- Quản lý hồ sơ bảo hiểm: Tính BHYT, BHXH, BHTN; Tính thuế TNCN X; Kết nối xuât dữ liệu hệ thống i-BHXH.
- Hầng trăm báo biểu, báo cáo chi tiết, linh hoạt theo nhân sự, thời gian, phòng ban,…
6/ Quản lý công việc – khối văn phòng công ty
- Quản lý quy trình Công việc – DỰ án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý dự án: Thiết lập dự án, định mưacs dự án; Quản lý công viẹc liên quan dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.
- Quản lý thông báo: Thông báo chung toàn công ty, hoặc theo phòng ban/nhân viên,…
- Hàng trăm báo cáo, biểu mẫu thống kê và quản lý tiến độ theo dự án/nhân viên.
